Datové schránky pro bytová družstva

Našemu bytovému družstvu byla před pár dny automaticky zřízena datová schránka, a tak jsem začala zjišťovat, co tato služba vlastně obnáší. Udělala jsem výtah důležitých informací týkajících se datových schránek pro bytová družstva (tedy pro právnické osoby). Informace jsem čerpala z oficiálních stránek www.datoveschranky.info a na infolince 270 005 200.



Datové schránky obecně

Zákon o datových schránkách (300/2008) zrovnoprávňuje papírovou a elektronickou verzi zasílaného dokumentu. Pomocí datových schránek bude možné zasílat dokumenty v elektronické podobě orgánům veřejné moci a také je takto od nich přijímat. Novela zákona umožní od 1.1.2010 také komunikaci mezi právnickými osobami navzájem.

Datová schránka je pro právnické osoby (Družstvo = právnická osoba) povinná. Právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku bude datová schránka zřízena automaticky Ministerstvem vnitra, a to bezplatně.

K přístupu do datové schránky právnické osoby je oprávněn statutární orgán právnické osoby nebo člen statutárního orgánu právnické osoby (člen představenstva). Případně lze stanovit administrátora nebo pověřenou osobu.

Datová schránka není e-mailová schránka, nemůžete s její pomocí komunikovat přímo s jednotlivými úředníky, pouze s celým úřadem. Pomocí datové schránky také nemůžete komunikovat s jinou fyzickou osobou nebo podnikající fyzickou osobou.

Úkon učiněný právnickou osobou nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.

Plná funkčnost systému s napojením všech povinných subjektů bude dle zákona od 1.11.2009.

Správcem informačního systému datových schránek je Ministerstvo vnitra. Provozovatelem informačního systému datových schránek je držitel poštovní licence (Česká pošta, s.p.).

Aktivace datové schránky

Ministerstvo zašle do vlastních rukou přístupové údaje k datové schránce statutárním orgánům právnické osoby (členové představenstva).

Aktivace datové schránky se provede prvním přihlášením do datové schránky. Do 1.11.2009 běží přechodné období, ve kterém přihlášení do datové schránky neznamená automatickou aktivace. Aktivace se může provést stisknutím tlačítka „aktivovat“. K aktivaci může dojít kdykoliv později, nejpozději však 1.11.2009. 1.11. 2009 bude bude datová schránka aktivována automaticky. (Po 1.11.2009 bude platit, že po obdržení přihlašovacích údajů běží lhůta 15 dnů na aktivaci datové schránky.)

Není nutné, aby schránku používali všichni, kteří k ní mají přístup. Schránku může aktivovat a dále používat klidně jen jeden člen představenstva nebo osoba jím pověřená.

Heslo pro přístup do datové schránky je nutné měnit každých 90 dní a uživatel má na změnu hesla, které je iniciální nebo vypršelo, nejvýše 5 pokusů, pak je mu přístup zablokován. Pokud dojde k zablokování, nové heslo lze získat na kterémkoliv kontaktním místě Czech POINT. Upozornění o vypršení platnosti hesla přijde na email.

Doručení datové zprávy

Jakmile je do Vaší datové schránky dodán nový dokument (datová zpráva), dle Vašeho nastavení se doručí na Váš mobilní telefon (3 Kč za jednu odeslanou SMS zprávu vč. DPH), popřípadě do Vaší e-mailové schránky (zdarma), oznámení o doručení. Toto je obdoba upozornění o uložení listovní zásilky.

Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Tento dokument má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.

Nepřihlásí-li se do datové schránky osoba ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty.

Pokud ve stanovené lhůtě nevyzvednete datovou zprávu z datové schránky z důvodu dočasné nepřítomnosti nebo z jiného vážného důvodu, můžete požádat o prominutí zmeškání úkonu (do 15 dnů ode dne, kdy vznikla překážka, která podateli bránila úkon učinit).

Je-li dokument nebo úkon určen do vlastních rukou adresáta, vyznačí tuto skutečnost odesilatel v datové zprávě.

Datový trezor a autorizovaná konverze dokumentů

Dokumenty z datové schránky lze vytisknout nebo uložit na vlastní disk/CD/flash apod., ale pak ztrácejí plné právní účinky originálu (odpovídá to běžné neověřené kopii). Dokumenty jsou po uplynutí 90 dní automaticky smazány, pokud není aktivován datový trezor.

V Datovém trezoru můžete zprávy doručené do Vaší datové schránky archivovat, filtrovat a dále s nimi pracovat bez obav, že budou z důvodu uplynutí lhůty 90 dnů smazány. Do Datového trezoru jsou zprávy starší 90 dnů přesouvány automaticky. Aktivace se provádí na Czech Pointu. K aktivaci je potřeba Identifikátor datové schránky a průkaz totožnosti. DT je garantovaným úložištěm, u kterého Česká pošta odpovídá za zabezpečení důvěrnosti a ochrany dat. Tato garance je Českou poštou zaručena i pro případ ztráty či poškození zpráv nárokem na úhradu smluvní pokuty na rozdíl od běžných datových úschoven. Datový Trezor s nejmenší kapacitou 100 zpráv stojí 1200,- ročně bez DPH.

Autorizovaná konverze dokumentů (30,- za stránku) je zjednodušeně řečeno převod dokumentu z listinné podoby do elektronické a naopak, přičemž tomuto dokumentu se přiznávají stejné právní účinky jako ověřené kopii. Konverzi provádí kontaktní místa veřejné správy (např. Czech POINT), kde za poplatek dokumenty vytisknou nebo naopak převedou listinný dokument do datové zprávy. U některých dokumentů konverzi provést nelze. Jedná se zejména o dokumenty, které jsou svou povahou jedinečné, jako např. občanský průkaz, řidičský průkaz, geometrický plán, směnka či šek.

Elektronický podpis

Elektronický podpis odpovídá notářsky ověřenému podpisu. Zda bude použit elektronický podpis záleží na typu dokumentu. Nemusí být vždy, ale má větší váhu.

Elektronický podpis lze zřídit např. na České poště. Postup získání elektronického podpisu:
Pomocí průvodců na stránce http://qca.postsignum.cz/www/procedures.php si připravíte podklady pro uzavření smlouvy (stažená vyplněná a vytištěná smlouva). Na pracovišti České pošty dojde k uzavření smlouvy a k vydání certifikátu. Vydaný certifikát si poté pomocí průvodce nainstalujete do počítače. Poplatek za zřízení elektronického podpisu je 190 Kč/rok včetně DPH.

Zneplatnění přístupových údajů a zrušení schránky

Ke zneplatnění přístupových údajů dojde v případě ztráty či odcizení přístupových údajů, při zrušení administrátora nebo když dotyčná osoba přestane být členem statutárního orgánu (přestane být členem představenstva).

Na kontaktních místech Czech POINT můžete zažádat o nové přihlašovací údaje nebo zneplatnění přístupových údajů.